Ефективний тайм-менеджмент при віддаленій роботі ріелтором

Тайм-менеджмент — керування часом (або скоріше організація часу) — дуже затребуваний інструмент для поліпшення якості життя, як професійного, так і особистого. Для ріелтора продуктивна організація свого робочого часу просто необхідна. Особливо важливий ефективний тайм-менеджмент при віддаленій роботі, коли ріелтор самостійно планує свій день. В роботі експерта з нерухомості є свої особливості: ненормований робочий день, орієнтованість розкладу на клієнтів і їх плани, непередбачуваність (практично в будь-який момент може зателефонувати новий клієнт з вигідним об’єктом або партнер з цікавою пропозицією). А час — це найцінніший ресурс. І від того, як їм розпоряджається фахівець, залежить його репутація, продуктивність і успішність.

Давайте розберемося, в яких ситуаціях тайм-менеджмент необхідний, як правильно управляти своїм часом і чого варто остерігатися.

Чому тайм-менеджмент такий важливий?

Вам потрібно переглянути своє ставлення до часу, якщо вам підходить хоча б один із зазначених нижче пунктів:

• ви багато чого не встигаєте вчасно;
• вам шкода, що в добі тільки 24 години;
• ви забуваєте про зустрічі і домовленості;
• постійно тривожитеся через те, що потрібно зробити, або через те, що побоюєтеся згадати вчасно про щось важливе;
• змушені працювати цілодобово

Правильно організований щоденний і щотижневий графік значно підвищує продуктивність ріелтора, допомагає чітко розділити робочий і особистий час, забезпечує репутацію відповідального фахівця. Тобто грамотно організувавши свій розклад, упорядкувавши його, ріелтор стає ефективніше, спокійніше, впевненіше в собі і успішніше.

В літературі і мережевих джерелах можна знайти безліч методик управління часом. Не бійтеся пробувати різні підходи і не будьте розчаровані, якщо перші з знайдених вами способів вам не допоможуть. Тайм-менеджмент повинен бути індивідуальним: кому-то допомагають одні методи, кому-то інші.

Проте, існує три базові помилки, яких потрібно уникати, впорядковуючи свій час:

1. багато завдань: якщо запланувати на найближчий понеділок відразу двадцять важливих зустрічей, то велика ймовірність не встигнути підготуватися навіть до однієї; не варто звалювати на себе відразу всі невирішені справи, оскільки управління часом завжди передбачає поступовість, гнучкість і організованість;
2. жорсткий графік: відразу потрібно зробити уточнення: є люди, яким корисний дуже чіткий графік, але, по-перше, таких людей дуже мало, а по-друге, навіть вони не можуть передбачити всі ті непередбачені обставини, які можуть змінити плани як незнайомих, так і самих надійних клієнтів і партнерів. План, безумовно, повинен бути, але у вас повинна бути технічна можливість (і психологічна готовність) поміняти якісь пункти, перенести щось з понеділка на середу або з полудня на дві години, наприклад;
3. відкладання неприємних або нудних справ: ріелторська діяльність — це не тільки блискучі презентації і захоплюючі переговори. Спеціаліст з нерухомості повинен займатися паперовою роботою, оформляти деякі документи, дзвонити потенційним клієнтам і т.д. Не варто переносити монотонні заняття або важливі, але складні, переговори на якийсь невизначений термін ( “після того, як зроблю все” і т.п.) або відкладати на кінець робочого дня або робочого тижня.

Якщо ви хочете бути продуктивним, впевненим в собі, надійним фахівцем, з яким приємно працювати, то вам потрібно максимально чітко організовувати свій час.

Принципи планування та корисні поради

Що ж потрібно врахувати, щоб ефективно практикувати тайм-менеджмент?

Загальні принципи планування для віддаленого ріелтора з вільним графіком такі:

• Правильна розстановка пріоритетів: важливо виділити головні, середньо значимі незначні справи. Причому розділяти завдання потрібно не тільки за цінністю для роботи, але і за часом, а також за складністю виконання.
• Розуміння значущості своєї роботи: пам’ятайте, для чого ви працюєте, чого ви хочете домогтися, що для вас важливо. Завдяки цьому розумінню ви завжди будете знати, що потрібно зробити особисто і терміново, а що можна відкласти або передоручити.
• Збір і аналіз інформації: збирайте корисні для роботи відомості (про об’єкти, про нові інструменти з просування, про стан ринку нерухомості, про професійні тренінги тощо), сортуйте їх за призначенням (саморозвиток, інформація про клієнта, інформація про об’єкт і т.д.), кожен день виділяйте час для роботи з цією інформацією. Наприклад, по понеділках та середах можна читати цікаві статті про ріелторський бізнес, по вівторках і четвергах сортувати дані по клієнтах і операціях і т.д. Важливо, щоб нова інформація, з одного боку, не забувалася, відкладена до “кращих часів”, а з іншого боку — не відволікала від насущних справ.

Кілька корисних порад допоможуть вам правильно розпланувати робочий час:

• плануючи зустріч і записуючи її в графік, не забувайте про додатковий час (на дорогу, черги, аврали);
• уважніше ставитеся до телефонних розмов: вони можуть віднімати невиправдано багато часу; відмінний варіант — скласти скрипт з відповідями на типові питання та дотримуватися скрипта;
• вільний час (в дорозі, в черзі і т.п.) варто витратити з користю: ​​подивитися тематичний ролик, навчальне відео, послухати аудіокнигу або прочитати пізнавальну статтю про нерухомість — постійний саморозвиток необхідний для професійного зростання ріелтора;
• все, що можна передоручити, делегуйте помічникові або фахівцям (наприклад, складання 3D-туру по об’єкту, що продається, написання статей для блогу, юридичне оформлення угоди і т.д.);
• складайте план на завтра кожен вечір, але будьте обережні з жорсткістю графіка. Сам план потрібен, щоб точно не забути нічого важливого, а варіативність необхідна для того, щоб графік був дієвим, по-справжньому працюючим;
• не забувайте про відпочинок: щоб завжди бути повним сил і енергійним, важливо висипатися, приділяти час близьким, хобі, робити перерви в процесі роботи, планувати вихідні;
• звертайте увагу на час, що проводиться біля екрану. Комп’ютерні ігри вважаються ворогом номер один, коли мова йде про правильний розподіл часу. Однак є нюанс: багатьом невигадливі ігри допомагають зосередитися, обміркувати якусь інформацію, прийняти рішення. Чи корисно для вас таке проведення часу, зрозуміти нескладно: оціните, скільки часу займають у вас такі ігри і як часто ви їх запускаєте. Якщо вам досить іноді на пару хвилин включити “три в ряд”, то нічого страшного. Але якщо ви легко можете провести за грою годину-другу і вам складно переключитися, то це, безумовно, “пожирач часу”, і від такої звички треба позбавлятися;
• в робочий час потрібно сказати “ні” розважальному контенту і особистому спілкуванню в будь-якому форматі (СМС, соцмережі, месенджери, телефонні розмови і т.д.). А ось використовувати соціальні мережі як інструмент продажу нерухомості, а також для просування особистого бренду, не тільки можна, а й треба. Соцмережам для роботи треба приділяти фіксований проміжок часу кожен день: наприклад, присвячувати півгодини-годину вечорами відповідям на коментарі в вашому блозі або на вашій сторінці. Важливий і такий процес, як розміщення контенту, але щоб він не відбирав занадто багато часу і уваги, можна використовувати відкладений постинг (раз або два в тиждень ви підбираєте матеріали та ілюстрації до них і призначаєте час, коли статті автоматично з’являться на сайті) або доручити це помічникові.

Записати, спланувати, делегувати

Для ефективного тайм-менеджменту без помічників не обійтися. Цих помічників досить багато. До них відносяться звичайні календарі й щоденники, в які потрібно вносити важливі зустрічі, дзвінки і дати.

Це електронні планувальники і нагадування в смартфоні.

Серйозну допомогу в організації часу надасть система CRM, за допомогою якої можна зібрати, зафіксувати і впорядкувати дані про клієнтів, по об’єктам і зустрічам. Сповіщення про те, що потрібно зробити дзвінок, або про зустрічі, звіти, необхідності перевірити якісь відомості і т.д., приходять на смартфон. Керувати операціями також можна за допомогою смартфона або планшетника. Завдяки CRM-системі можна легко знаходити потрібну інформацію про клієнтів або угодах, редагувати її, фільтрувати, підбирати відповідні об’єкти.

Наявність помічника-людини, якій можна доручити частину роботи в мережі, складання графіка і т.п., передбачає додаткові витрати, але для затребуваного ріелтора такий помічник часом просто необхідний.

Форми роботи

Ріелтор може працювати віддалено не тільки вдома а й в коворкінгу. Використовувати коворкінг при віддаленій роботі ріелтером дуже зручно, хоч і доведеться знаходиться в одному просторі разом з іншими віддаленими фахівцями і фрілансерами (це можуть бути не тільки колеги-ріелтори, а й фотографи, дизайнери, програмісти і т.п.). В цьому випадку, складаючи плани, співвідносите свій графік з розкладом роботи коворкінгу і трафіком відвідувачів, щоб у приміщенні не було занадто людно і гамірно.

Віддалений ріелтор, який співпрацює з надійною компанією, – найзручніший варіант роботи для фахівця з нерухомості. Працюючи не в офісі, ріелтор не витрачає час на наради, чергування “на телефоні”, безпредметні спілкування з колегами і може планувати час найбільш підходящим для себе способом.

До переваг віддаленої роботи ріелтором в АН «SOFIA PLUS» відносяться можливість користуватися офісом компанії, розташованим в зручному місці — біля метро Оболонь, повний юридичний супровід угод, можливість кар’єрного росту, реклама ваших пропозицій на популярних сайтах і доступ до актуальної базі нерухомості.

Плануйте правильно — устигайте все!

Матеріал підготовлений: HR-портал АН «SOFIA PLUS».