Эффективный тайм-менеджмент при удаленной работе риэлтором

Тайм-менеджмент — управление временем (или скорее организация времени) — очень востребованный инструмент для улучшения качества жизни, как профессиональной, так и личной. Для риэлтора продуктивная организация своего рабочего времени просто необходима. Особенно важен эффективный тайм-менеджмент при удаленной работе, когда риэлтор самостоятельно планирует свой день. В работе эксперта по недвижимости есть свои особенности: ненормированный рабочий день, ориентированность расписания на клиентов и их планы, непредсказуемость (практически в любой момент может позвонить новый клиент с выгодным объектом или партнер с интересным предложением). А время — это самый ценный ресурс. И от того, как им распоряжается специалист, зависит его репутация, продуктивность и успешность.

Давайте разберемся, в каких ситуациях тайм-менеджмент необходим, как правильно управлять своим временем и чего стоит остерегаться.

Почему тайм-менеджмент так важен?

Вам нужно пересмотреть свое отношение ко времени, если вам подходит хотя бы один из нижеперечисленных пунктов:

• вы многое не успеваете в срок;
• вам жаль, что в сутках только 24 часа;
• вы забываете о встречах и договоренностях;
• постоянно тревожитесь из-за того, что нужно сделать, или из-за того, что опасаетесь не вспомнить вовремя о чем-то важном;
• вынуждены работать круглосуточно

Правильно организованный ежедневный и еженедельный график значительно повышает продуктивность риэлтора, помогает четко разделить рабочее и личное время, обеспечивает репутацию ответственного специалиста. То есть грамотно организовав свое расписание, упорядочив его, риэлтор становится эффективнее, спокойнее, увереннее в себе и успешнее.

В литературе и сетевых источниках можно найти множество методик управления временем. Не бойтесь пробовать разные подходы и не разочаровывайтесь, если первые из найденных вами способов вам не помогут. Тайм-менеджмент должен быть индивидуальным: кому-то помогают одни методы, кому-то другие.

Тем не менее, существует три базовые ошибки, которых нужно избегать, упорядочивая свое время:

1. много задач: если запланировать на ближайший понедельник сразу двадцать важных встреч, то велика вероятность не успеть подготовиться даже к одной; не стоит взваливать на себя сразу все нерешенные дела, поскольку управление временем всегда подразумевает постепенность, гибкость и организованность;
2. жесткий график: сразу нужно сделать уточнение: есть люди, которым полезен очень четкий график, но, во-первых, таких людей очень мало, а во-вторых, даже они не могут предусмотреть все те непредвиденные обстоятельства, которые могут изменить планы как незнакомых, так и самых надежных клиентов и партнеров. План, безусловно, должен быть, но у вас должна быть техническая возможность (и психологическая готовность) поменять какие-то пункты, перенести что-то с понедельника на среду или с полудня на два часа, например;
3. откладывание неприятных или скучных дел: риэлторская деятельность — это не только блестящие презентации и увлекательные переговоры. Специалист по недвижимости должен заниматься бумажной работой, оформлять некоторые документы, звонить потенциальным клиентам и т.д. Не стоит переносить монотонные занятия или важные, но сложные, переговоры на некий неопределенный срок («после того, как сделаю все» и т.п.) или откладывать на конец рабочего дня или рабочей недели.

Если вы хотите быть продуктивным, уверенным в себе, надежным специалистом, с которым приятно работать, то вам нужно максимально четко организовывать свое время.

Принципы планирования и полезные советы

Что же нужно учесть, чтобы эффективно практиковать тайм-менеджмент?

Общие принципы планирования для удаленного риэлтора со свободным графиком таковы:

• Правильная расстановка приоритетов: важно выделить главные, среднезначимые и незначительные дела. Причем разделять задачи нужно не только по ценности для работы, но и по времени, а также по сложности выполнения.
• Понимание значимости своей работы: помните, для чего вы работаете, чего вы хотите добиться, что для вас важно. Благодаря этому пониманию вы всегда будете знать, что нужно сделать лично и срочно, а что можно отложить или перепоручить.
• Сбор и анализ информации: собирайте полезные для работы сведения (об объектах, о новых инструментах по продвижению, о состоянии рынка недвижимости, о профессиональных тренингах и т.д.), сортируйте их по назначению (саморазвитие, информация о клиенте, информация об объекте и т.д.), каждый день выделяйте время для работы с этой информацией. Например, по понедельникам и средам можно читать интересные статьи о риэлторском бизнесе, по вторникам и четвергам сортировать данные по клиентам и сделкам и т.д. Важно, чтобы новая информация, с одной стороны, не забывалась, отложенная до «лучших времен», а с другой стороны — не отвлекала от насущных дел.

Несколько полезных советов помогут вам правильно распланировать рабочее время:

• планируя встречу и записывая ее в график, не забывайте о дополнительном времени (на дорогу, очереди, авралы);
• внимательнее относитесь к телефонным разговорам: они могут отнимать неоправданно много времени; отличный вариант — составить скрипт с ответами на типовые вопросы и придерживаться скрипта;
• свободное время (в дороге, в очереди и т.п.) стоит потратить с пользой: посмотреть тематический ролик, обучающее видео, послушать аудиокнигу или прочитать познавательную статью о недвижимости — постоянное саморазвитие необходимо для профессионального роста риэлтора;
• все, что можно перепоручить, делегируйте помощнику или специалистам (например, составление 3D-тура по продаваемому объекту, написание статей для блога, юридическое оформление сделки и т.д.);
• составляйте план на завтра каждый вечер, но будьте осторожны с жесткостью графика. Сам план нужен, чтобы точно не забыть ничего важного, а вариативность необходима для того, чтобы график был действенным, по-настоящему работающим;
• не забывайте об отдыхе: чтобы всегда быть полным сил и энергичным, важно высыпаться, уделять время близким, хобби, делать перерывы в процессе работы, планировать выходные;
• внимательно относитесь ко времени, проводимому у экрана. Компьютерные игры считаются врагом номер один, когда речь идет о правильном распределении времени. Однако есть нюанс: многим незатейливые игры помогают сосредоточиться, обдумать какую-то информацию, принять решение. Полезно ли для вас такое времяпрепровождение, понять несложно: оцените, сколько времени занимают у вас такие игры и как часто вы их запускаете. Если вам достаточно иногда на пару минут включить «три в ряд», то ничего страшного. Но если вы легко можете провести за игрой час-другой и вам сложно переключиться, то это, безусловно, «пожиратель времени», и от такой привычки надо избавляться;
• в рабочее время нужно сказать «нет» развлекательному контенту и личному общению в любом формате (СМС, соцсети, мессенджеры, телефонные разговоры и т.д.). А вот использовать социальные сети как инструмент продажи недвижимости, а также для продвижения личного бренда, не только можно, но и нужно. Соцсетям для работы надо уделять фиксированный промежуток времени каждый день: например, посвящать полчаса-час по вечерам ответам на комментарии в вашем блоге или на вашей странице. Важен и такой процесс, как размещение контента, но чтобы он не отнимал слишком много времени и внимания, можно использовать отложенный постинг (раз или два в неделю вы подбираете материалы и иллюстрации к ним и назначаете время, когда статьи автоматически появятся на сайте) или поручить это помощнику.

Записать, спланировать, делегировать

Для эффективного тайм-менеджмента без помощников не обойтись. Этих помощников достаточно много. К ним относятся обычные календари и ежедневники, в которые нужно вносить важные встречи, звонки и даты.

Это электронные планировщики и напоминания в смартфоне.

Серьезную помощь в организации времени окажет система CRM, при помощи которой можно собрать, зафиксировать и отсортировать данные о клиентах, объектах и встречах. Оповещения о том, что нужно сделать звонок, или о встречах, отчетах, необходимости перепроверить какие-то сведения и т.д., приходят на смартфон. Управлять операциями также можно при помощи смартфона или планшетника. Благодаря CRM-системе можно легко находить нужную информацию о клиентах или сделках, редактировать ее, фильтровать, подбирать подходящие объекты.

Наличие помощника-человека, которому можно поручить часть работы в сети, составление графика и т.п., подразумевает дополнительные траты, но для востребованного риэлтора такой помощник порой просто необходим.

Формы работы

Риэлтор может работать удаленно не только на дому но и в коворкинге. Использовать коворкинг при удаленной работе риелтером очень удобно, хоть и придется находится в одном пространстве вместе с другими удаленщиками и фрилансерами (это могут быть не только коллеги-риэлторы, но и фотографы, дизайнеры, программисты и т.п.). В этом случае, составляя планы, соотносите свой график с расписанием работы коворкинга и трафиком посетителей, чтобы в помещении не было слишком людно и шумно.

Удаленный риэлтор, сотрудничающий с надежной компанией, — самый удобный вариант работы для специалиста по недвижимости. Работая не в офисе, риэлтор не тратит время на совещания, дежурства «на телефоне», беспредметное общение с коллегами и может планировать время наиболее подходящим для себя способом.

К преимуществам удаленной работы риэлтором в АН «SOFIA PLUS» относятся возможность пользоваться офисом компании, расположенном в удобном месте — у метро Оболонь, полное юридическое сопровождение сделок, возможность карьерного роста, реклама ваших предложений на популярных сайтах и доступ к актуальной базе недвижимости.

Планируйте правильно — успевайте все!

Материал подготовлен: HR-портал АН «SOFIA PLUS»